Tanto si usted es el exportador como el importador, es necesario ser capaz de distinguir claramente las diferencias entre presupuesto, factura pro-forma y factura comercial. Las siguientes definiciones breves tienen como objetivo ayudar a entender sus diferencias y proporcionarle lo que debe incluir y considerar en las decisiones de facturación.


 
PRESUPUESTO

El presupuesto es una hoja de trabajo para calcular los costes de exportación de bienes o servicios a un precio determinado y en determinadas condiciones. El presupuesto se presenta generalmente al comprador de manera formal mediante una factura proforma. Un presupuesto puede incluir todos los contenidos que aparecen en la típica factura proforma, excepto: 1. El país de origen del producto. 2. El título “Factura proforma”.

 

FACTURA PROFORMA

Es una cotización de precios preparada en forma de una factura. Una factura proforma es diferente de las facturas comerciales en que se utiliza para crear una venta y se envía ANTES de la factura comercial. El contenido de una factura proforma es casi idéntico al de una factura comercial y se considera por lo general un acuerdo vinculante, aunque el precio puede cambiar antes de la venta final. Las facturas proforma son ampliamente utilizadas en las transacciones internacionales, ya que son consideradas como un acuerdo vinculante entre el exportador y el importador. También pueden ser requeridas por algunos países como parte de sus procedimientos de licencias de importación. Las instituciones financieras y los importadores utilizan facturas proforma para abrir cartas de crédito, anticipos, etc. Fácilmente reconocibles por su similitud con las facturas comerciales, el formato de la factura proforma anima a los exportadores a incluir toda la información que deberá figurar en la factura comercial. Cuando a su empresa se le pida emitir una factura proforma, debe contener lo siguiente:
 

  1. El título del documento debe ser “FACTURA PROFORMA”.
  2. DATOS DEL EXPORTADOR: Nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
  3. DATOS DEL IMPORTADOR: Nombre, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
  4. NÚMERO DE REFERENCIA de la factura y NÚMERO DE PEDIDO, si existe.
  5. FECHA (del presupuesto) y FECHA ESTIMADA DE ENVÍO.
  6. CONDICIONES DE PAGO (carta de crédito, fondo documental, pre- pago, T/T, cuenta abierta, etc.).
  7. DATOS BANCARIOS de los exportadores o los detalles del código IBAN para transferencia bancaria.
  8. Descripción completa del producto, incluyendo la PARTIDA ARANCELARIA (HS code)
  9. La MONEDA utilizada (USD, euro, yen, etc.)
  10. La UNIDAD DE MEDIDA, (peso, contenedor, pallets, cajas, etc.,)
  11. El PAÍS DE ORIGEN del producto.
  12. VIGENCIA de la factura.
  13. DATOS DE LA MERCANCÍA: El número de cada producto a partir del número 1, cantidad enviada por lote, lote completo o parcial, etc.
  14. Tipo de ENTREGA Y ENVÍO: En caso de envío marítimo, utilizando últimas INCOTERMS (FOB, CIF, CFR, DAP, DDP, etc. – puerto o destino convenido). Indicando el transbordo en su caso.
  15. El precio por unidad (debe ser multiplicado por las cantidades presupuestadas para incluir el costo total de todos los productos).
  16. El costo de cualquier documento adicional, inspección, legalización, etc., a cargo del importador o exportador, detallado y añadido hasta llegar a un total.
  17. FIRMA del exportador y espacio para la firma del importador.

 
Cuando los compradores estén de acuerdo con todos los términos y condiciones de la factura proforma, el resultado será una orden de compra enviada por el comprador, lo que finalmente conducirá a un contrato de venta. El pedido proforma y el pedido de compra se deben comparar antes de que las mercancías se envíen para comprobar si hay discrepancias. En caso de haber discrepancia, el comprador debe ser notificado con prontitud para corregir cualquier error.

 
FACTURA COMERCIAL
La factura comercial es la factura final del exportador al comprador que confirma el acuerdo. Podría tener los términos exactos de la factura proforma que se ofreció en primera instancia, o podría ser diferente debido a las negociaciones finales. Las facturas comerciales también son utilizadas por los gobiernos para determinar el verdadero valor de los bienes para la evaluación de los derechos de Aduana, la comprobación de las mercancías, y la recolección de estadísticas. Además, muchos países utilizan las facturas comerciales para controlar las importaciones. Es muy importante que el exportador consulte con el comprador el tipo de información que debe ser incluida en la factura comercial con el fin de pasar la Aduana del país del comprador. Aquí hay algunas áreas clave a considerar cuando se emite una factura comercial:
 

  1. Debe ser emitida en la FORMA HABITUAL para el comercio. La mayoría de los países requieren que se presente una factura comercial para cada envío.
  2. Debe ser ORIGINAL, aunque algunos países aceptan fotocopias con una declaración de los proveedores extranjeros, expedidores o importadores verificando que se trata de una copia auténtica.
  3. Cuando una factura no está disponible, en algunos países aceptan una factura proforma con la información adecuada para evaluar, examinar las mercancías, y recopilar estadísticas.

 

ERRORES COMUNES DE FACTURACIÓN DE LOS EXPORTADORES

Cualquiera de los siguientes errores puede causar demora, sanciones paralizantes o la incautación total de los productos por parte de los funcionarios de las Aduanas:
 

  • Subfacturación, es decir, se declara menos que el valor real de los bienes.
  • Descripciones imprecisas.
  • Varios artículos distintos agrupados como uno solo.
  • El proveedor no muestra la factura con descuento en el precio neto.
  • La omisión de las regalías, comisiones, embalajes y otras adiciones sujetas a derechos que componen el valor de mercado.
  • Los gastos de transporte y de seguros no desglosados por separado (algunos países no evalúan los gastos de transporte y de seguros).
  • Falta información pertinente o hay líneas en blanco.
  • Falta el país de origen.
  • Facturas no firmadas por el proveedor o el agente del proveedor.
  • Errores de cálculo.