En tant qu´exportateur ou importateur il est nécessaire de pouvoir distinguer clairement les différences entre devis, facture proforma et facture commerciale. Les définitions suivantes ont pour objectifs d´aider à comprendre ces distinctions et indiquer ce qu´elles doivent inclure et considérer lors de la facturation.

BUDGET

Le budget est un outil de travail pour calculer les coûts d´exportations de biens ou services à un prix déterminé et dans des conditions définies. Le budget se présente généralement à l´acheteur de manière formelle grâce à la facture proforma. Un devis peut inclure tout contenu qu´apparait dans une facture proforma typique. Sauf 1. Le pays d´origine du produit. 2. L´intitulé facture proforma.

 

FACTURE PROFORMA

C´est une cotation calculée sous forme de facture. Une facture proforma est différente des factures commerciales qui sont utilisé lors d´une vente et qui s´envoie AVANT la facture commerciale. Le contenu d´une facture proforma est presque identique à celui d´une facture commerciale. Généralement elle est considérée comme un accord obligatoire, même si les prix peuvent changer avant la vente finale. Les factures proforma sont largement utilisées lors de transactions internationales, puisqu´elles sont considérées comme un accord exécutoire entre l´exportateur et l´importateur. Aussi, elles peuvent être exigées par certains pais lors de leur procédure d´importation. Les institutions financières et les importateurs utilisent les factures proforma pour ouvrir des lettres de crédits, avances, etc. Facilement reconnaissable par sa similarité avec la facture commerciale, le format de la facture proforma indique aux exportateurs les éléments qui devront figurer dans la facture commerciale. Une facture proforma doit contenir:

 

  1. L´intitulé du document doit être « FACTURE PROFORMA »
  2. DONNÉES DE L´EXPORTATEUR : nom, adresse, numéro de téléphone et mail
  3. DONNÉES DE L´IMPORTATEUR : nom, adresse, numéro de téléphone et mail
  4. NUMÉRO DE RÉFÉRENCE de la facture et NUMÉRO DE COMMANDE, s´il y a.
  5. DATE (du devis) et DATE ESTIMÉE DE L´ENVOI
  6. CONDITIONS DE PAIEMENT (lettre de crédit, fonds documentaire, prépayé, T/T, compte ouvert, etc.)
  7. DONNEES BANCAIRES des exportateurs ou les détails du code IBAN pour le transfert bancaire
  8. Description complète du produit, en insérant la CODE TARIFAIRE (HS code)
  9. LA MONNAIE utilisée (USD, euro, yen, etc.)
  10. L’UNITE DE MESURE (poids, conteneur, palettes, caisses, etc.)
  11. LE PAYS D’ORIGINE du produit
  12. VALIDITÉ de la facture
  13. INFORMATIONS DE LA MARCHANDISE : le numéro de chaque produit à partir du numéro 1, quantité envoyée par lot, lot complet ou partiel, etc.
  14. Type de LIVRAISON ET D’ENVOI : En cas d’envoi maritime, en utilisant les derniers INCOTERMS (FOB, CIF, CFR, DAP, DDP, etc. – port ou destination convenu(e), en indiquant le mode de transport de chaque cas
  15. Le prix unitaire (doit être multiplié par les quantités de produit pour indiquer le coût total de tous les produits)
  16. Le coût de tout document additionnel, inspection, légalisation, etc. à la charge de l’importateur ou de l´exportateur, détaillé et calculé pour atteindre la somme totale
  17. SIGNATURE de l’exportateur et un espace dédié à la signature de l’importateur

 

Quand les acheteurs sont d’accord avec tous les termes de condition de la facture proforma, le résultat sera l’envoi de l’achat pour l’acheteur, ce qui conduira à un contrat de vente. La commande proforma et d’achat doivent être comparées avant que la marchandise soit envoyée pour vérifier s’il y a des écarts. Au cas où il y aurait des disparités, l’acheteur doit en être informé dans les plus brefs délais pour corriger la moindre erreur.

 

FACTURE COMMERCIALE

La facture commerciale est la facture finale de l’exportateur à l’acheteur qui confirme l’accord. Elle pourrait avoir les termes exacts de la facture proforma qui a été offerte en première instance, ou elle pourrait être différente suite aux négociations finales. Les factures commerciales sont aussi utilisées par le gouvernement pour déterminer la valeur exacte des biens pour l’évaluation des droits douaniers, la vérification des marchandises et la collecte des statistiques. De plus, plusieurs pays utilisent les factures commerciales pour contrôler les importations. Il est très important que l’exportateur consulte avec l’acheteur pour savoir quel type d’information devra être présente sur la facture commerciale afin de pouvoir passer la douane du pays acheteur. Voici la liste des zones clé à prendre en compte lorsqu’on réalise une facture commerciale:

 

  1. Il doit être émis dans le FORMAT HABITUEL pour le commerce. La plupart des pays exige qu’une facture commerciale soit présentée pour chaque envoi.
  2. Il doit être ORIGINAL, même si certains pays acceptent les photocopies avec une déclaration des fournisseurs étrangers, exportateurs ou importateurs, en vérifiant qu’il s’agit d’une copie authentique.
  3. Quand une facture n’est pas présentée certains pays acceptent une facture proforma avec l’information adéquate pour examiner, évaluer la marchandise et récolter les statistiques.

 

ERREURS COMMUNES DE FACTURATION DES EXPORTATEURS

Les erreurs suivantes peuvent causer des retards, des sanctions ou la saisie totale des produits de la part des agents douaniers:
 

  • Sous-facturation, c’est-à-dire, déclarer moins que la valeur réelle des biens.
  • Description imprécise.
  • Plusieurs articles distincts regroupés comme un seul.
  • Le fournisseur ne présente pas la facture avec le prix net.
  • L’omission des redevances, des commissions, des emballages et autres éléments additionnels qui composent la valeur marchande.
  • Les coûts de transport et d’assurance non détaillés (certains pays n’évaluent pas les coûts de transport et d’assurance).
  • Manque d’information pertinente ou il y a des lignes blanches.
  • Manque le pays d’origine.
  • Factures non signées par le fournisseur ou l´agent du fournisseur.
  • Erreurs de calcul.